Handreichung zu Signatur, Impressum und Datenschutzangaben im E-Mail-Verkehr

Einleitung

Gemeinnützige Kita-, Schul- und Fördervereine kommunizieren viel per E-Mail, z. B. mit Mitgliedern, Schulen, Behörden, Sponsoren und Dienstleistern. Dabei stellt sich regelmäßig die Frage, welche Angaben zwingend erforderlich sind und was nur empfehlenswert ist. Diese Handreichung ordnet die rechtlichen Anforderungen verständlich ein.

1. Gibt es für Vereine eine gesetzliche Verpflichtung zur E-Mail-Signatur?

Kurz und eindeutig: Nein.

Die gesetzlich vorgeschriebenen Signaturangaben gelten nur für Handelsgesellschaften und Genossenschaften. Ein eingetragener Verein ist kein Handelsunternehmen und taucht nicht im Handelsregister, sondern ausschließlich im Vereinsregister auf. Deshalb treffen ihn diese Vorgaben schlicht nicht.

Folge:

Vereine müssen gesetzlich keine E-Mail-Signatur führen.

Trotzdem sinnvoll:

Eine klare Signatur verhindert Rückfragen, schafft Vertrauen und zeigt Professionalität.

2. Welche Angaben sollte ein Verein freiwillig in seine Signatur aufnehmen?

Es gibt keine Pflichtform. Für eine transparente Kommunikation haben sich folgende Angaben bewährt:

• Vollständiger Vereinsname inkl. „e. V.“
• Anschrift
• Registergericht und VR-Nummer
• Name mindestens einer vertretungsberechtigten Person (Vorstand)
• Kontaktmöglichkeiten (Telefon, E-Mail)
• Link zur Vereinswebsite

Diese Angaben helfen dem Empfänger zu erkennen, wer verantwortlich handelt.

3. Muss ein Impressum in jede E-Mail eingefügt werden?

Nein.

Eine gesetzliche „Impressumspflicht in E-Mails“ existiert nicht. Wenn der Verein jedoch eine Website betreibt, ist ein Impressum dort zwingend erforderlich. Damit es leicht erreichbar ist, reicht in der E-Mail-Signatur ein Link auf das Impressum der Vereinswebsite. Mehr verlangt das Gesetz nicht.

4. Datenschutz: Welche Informationspflichten gelten im E-Mail-Verkehr?

Dieser Punkt ist für Vereine verbindlich.

Die DSGVO gilt vollständig auch für gemeinnützige Vereine. Wenn jemand den Verein kontaktiert und der Verein antwortet, muss er, spätestens in der Antwortmail, kurz darauf hinweisen:

• wer für die Datenverarbeitung verantwortlich ist
• zu welchem Zweck die Daten genutzt werden
• auf welche Rechtsgrundlage sich die Verarbeitung stützt
• wo die vollständige Datenschutzerklärung abrufbar ist
• welche Rechte die betroffene Person hat

Der Hinweis muss nicht lang sein. Ein kurzer Text plus Link genügt.

5. Welche Risiken bestehen?

Für Vereine ist das Abmahnrisiko deutlich geringer als für Unternehmen. Dennoch kann es Probleme geben, wenn:

• das Impressum auf der Website unvollständig oder gar nicht vorhanden ist
• gesetzlich erforderliche Datenschutzinformationen fehlen
• personenbezogene Daten unklar oder unzulässig verarbeitet werden

Eine fehlende Signatur selbst kann bei Vereinen keine handelsrechtlichen Bußgelder oder Abmahnungen auslösen, weil die zugrunde liegenden Pflichten auf Vereine nicht anwendbar sind.

6. Beispiel: sinnvolle und rechtssichere Vereinssignatur

Max Mustermann

Vorstand

Förderverein Kita Sonnenschein e. V.

Musterstraße 12

12345 Musterstadt

E-Mail: vorstand[at]fv-sonnenschein.de

Telefon: 0123  456789

Registergericht Musterstadt – VR 1234

Vertreten durch den Vorstand

Impressum & Datenschutz:

www.fv-sonnenschein.de/impressum

7. Beispiel: kurzer DSGVO-Hinweis für Erstkontakt

Datenschutzhinweis:

Ihre Angaben nutzen wir ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 DSGVO. Weitere Informationen zu Ihren Rechten und zur Verarbeitung finden Sie hier: www.fv-sonnen-schein.de/datenschutz.

8. Was sollten Vereinsvorstände praktisch umsetzen?

1. Einheitliche Signatur festlegen
   alle offiziellen Absender nutzen dieselbe Struktur.
2. Website prüfen
   Impressum und Datenschutzerklärung müssen vollständig und erreichbar sein.
3. Standard-Datenschutzhinweis in Erstkontakt-E-Mails einbauen
   kurz, klar, mit Link.
4. Interne Regelung treffen
   wer kommuniziert offiziell im Namen des Vereins?

LSFH e. V.

Vorstand

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